چرا مدیریت زمان مهم است؟

چرا مدیریت زمان مهم است؟ در هر شغلی، به ویژه به عنوان یک رهبر، مدیریت زمان یکی از مهم ترین مهارت هایی است که باید به آن ها مسلط شد. بدون مدیریت صحیح زمان برای خود یا تیمتان، ممکن است متوجه شوید چندین جنبه از بخش خود یا حتی کل شرکت بیش از حد تحت فشار قرار گرفته است. اینجاست که مدیریت زمان می تواند به یکی از مهمترین دارایی های در دسترس شما تبدیل شود. در این مقاله به کمک تیم تحلیلی بازار نفت و گاز بررسی می کنیم که مدیریت زمان چیست، چرا مهم است و چگونه می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

اینکه بتوانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید می تواند به شما در بهبود بهره وری کمک کند. مهارت های عالی مدیریت زمان به شما کمک می کند تا حجم کاری روزانه خود را برنامه ریزی کنید و برای جلسات آماده شوید. این مهارت‌ها همچنین به شما این امکان را می‌دهند که موارد تحویلی خود را به موقع تکمیل کنید.

اهمیت مدیریت زمان در سازمان

مهم نیست برای چه سازمانی کار می کنید، اهمیت مدیریت زمان چیزی است که هر عضو تیم می تواند از درک آن بهره مند شود. زمان یک منبع محدود است که به این معنی است که بسیار ارزشمند است. اگرچه ممکن است یک شرکت کارمندان بیشتری را با قراردادهای طولانی تر استخدام کند، بنابراین تیم ساعات کاری بیشتری برای استفاده در اختیار دارد، زمان خود محدود باقی می ماند. انتظار برای تکمیل پروژه، استراحت های اضافی کارکنان و سطح بهره وری پایین همگی می توانند بر میزان زمان در دسترس یک تیم برای تکمیل وظایف ضروری تأثیر بگذارند. به همین دلیل است که مدیریت زمان بسیار مهم است.

از آنجایی که شرکت‌ها، موسسات و ادارات دولتی به دنبال رشد هستند و کارهای بیشتری را در چارچوب وظایف خود انجام می‌دهند، و رهبران خوب روی به حداکثر رساندن زمان موجود تمرکز می‌کنند. این شامل کمک به تیمی است که زیر نظر آنها کار می کند تا تلاش کنند تا حد ممکن در محدودیت های زمانی معین کارآمد باشند. رهبران ناکارآمد معمولاً از ضرب الاجل عقب می مانند و امنیت مالی بلندمدت یک شرکت را تهدید می کنند، زیرا آنها اهمیت صرفه جویی و مدیریت زمان را به طور کامل درک نمی کنند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به توانایی به حداکثر رساندن مقدار زمانی که در اختیار دارید با استفاده از طیف وسیعی از روش های مختلف مدیریت اشاره دارد. شامل برنامه ریزی دقیق کارهایی است که در زمان موجود انجام می دهید، اختصاص دادن اعضای مختلف تیم به وظایفی که احتمالاً به طور مؤثر روی آنها کار می کنند و اولویت دادن برخی از کارها نسبت به کارهای دیگر که ممکن است به دلیل ضرب الاجل های فشرده تعیین شده توسط آنها ضروری باشد. مدیریت ارشد، مشتریان و ذینفعان. مدیریت زمان هم برای افراد و هم برای تیم ها اعمال می شود، بنابراین مفید است که زمان خود را در طول روز کاری خود به حداکثر برسانید، چه عضو تیم باشید و چه مدیر.

چگونه مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید

چندین مرحله مختلف وجود دارد که می توانید برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود بردارید. اگرچه همه این مراحل برای همه مواردی که ممکن است بخواهید از روش‌های مدیریت زمان استفاده کنید مناسب نیستند، تلاش برای گنجاندن اکثر این وظایف در کارتان می‌تواند به شما کمک کند تا در بهترین موقعیت ممکن برای به حداکثر رساندن زمان خود قرار بگیرید. در زیر برخی از مراحل کلیدی برای مدیریت خوب زمان آورده شده است:

1. از قبل برنامه ریزی کنید

اولین کاری که در مواجهه با هر کاری می توانید انجام دهید این است که از قبل برنامه ریزی کنید. این به معنای جذب طیف وسیعی از اطلاعات در مورد ماهیت کار است، از جمله مدت زمانی که در اختیار دارید و مدت زمانی که ممکن است برای تکمیل هر مرحله از کار صرف شود. نه تنها به این معنی است که شما برای طول مدت هر کار آماده هستید، بلکه به این معنی است که می توانید زمانی که رسیدن به ضرب الاجل های فردی در پروژه گسترده تر دشوار است، سازگار باشید.

برای مدیران، برنامه ریزی از قبل می تواند درک بهتری از اعضای یک تیم ایجاد کند. این شامل دانستن اینکه چه زمانی و چگونه هر یک از اعضای تیم احتمالاً بیشترین بازدهی را دارد، می شود، بنابراین هر کارمند فردی می تواند به بهترین شکل ممکن کار کند. این به پروژه ها اجازه می دهد تا به خوبی اجرا شوند و تیم ها به طور منسجم با هم کار کنند.

2. حجم کاری خود را اولویت بندی کنید

وقتی یک سری کار در پیش دارید، احتمالاً برخی از جنبه‌های کار نیاز به تکمیل بسیار فوری‌تر از بقیه دارند. برای مثال، امضا کردن برگه‌های زمانی به موقع برای روز پرداخت یا رزرو اتاق جلسه برای گفتگو با مشتری، وظایفی هستند که ضرب‌الاجل‌های سختی دارند. فهرست کردن وظایف خود بر اساس اولویت قبل از انجام آنها، شما را در بهترین موقعیت ممکن قرار می دهد تا مطمئن شوید که همه مهم ترین کارها کامل شده اند.

مهم است که نه تنها بر اساس تاریخ تکمیل وظایف خود، بلکه بر اساس اهمیت نسبی آنها نیز اولویت بندی کنید. به عنوان مثال، یک کار کوتاه که باید تا پایان روز تمام شود، لزوماً یک اولویت نیست، زیرا ممکن است در چند دقیقه زمان باقی بماند. کارهای بزرگی که چند ماه دیگر ضرب الاجل دارند، می توانند به تمرکز و توجه قابل توجهی در یک دوره طولانی نیاز داشته باشند. شروع این نوع کار در اسرع وقت می تواند به شما کمک کند از باقی ماندن یک ماه کار باقی مانده تا دو هفته به پایان مهلت خود جلوگیری کنید.

3. عوامل حواس پرتی را حذف کنید

زمان یک منبع محدود است، و در حالی که می‌توانید برای روش‌هایی که از آن استفاده می‌کنید برنامه‌ریزی کنید، همیشه نمی‌توانید برای بسیاری از حواس‌پرتی‌هایی که ممکن است با آن مواجه شوید، از قبل برنامه‌ریزی کنید. مواردی مانند وب سایت های رسانه های اجتماعی، تلفن ها و حتی همکاران ناکارآمد می توانند باعث شوند تمرکز خود را در محل کار از دست بدهید. این کار شما را از کار تا حد امکان موثر باز می دارد و در نهایت منجر به از دست دادن قابل توجه زمان می شود.

بهترین راه برای جلوگیری از این مزاحمت ها این است که تا جایی که ممکن است آنها را از نزدیکی خود حذف کنید. این به این معنی است که تلفن خود را در محل کار از خود دور نگه دارید، از همکارانی که می‌دانید مانع کار سازنده شما می‌شوند و کار بر روی یک مرورگر کاملا مجزا با رسانه‌های اجتماعی و سایت‌های ویدیویی کاملاً مسدود شده اجتناب کنید. اگرچه این اقدامات به طور کامل حواس‌پرتی‌ها را از روز شما حذف نمی‌کنند، اما شروعی قوی هستند و می‌توانند به کارایی کار شما کمک کنند.

4. از انجام چند کار خودداری کنید

اگرچه ممکن است به نظر یک نکته بهره وری عالی باشد که به شما امکان می دهد در یک زمان در چندین کار پیشرفت کنید، چندوظیفه ای می تواند کارایی کلی شما را در محل کار مختل کند. یکی از دلایل اصلی این امر این است که در هیچ نقطه ای توجه شما به طور کامل روی یک کار نیست. در حین کار روی یکی، مدام حواس‌تان به دیگری پرت می‌شود، به این معنی که هرگز به سرعت یا کارآمدی که پتانسیل‌هایتان معمولاً اجازه می‌دهد کار نمی‌کنید.

در عوض، تمام تمرکز خود را روی یک کار متمرکز کنید تا زمانی که آن کار کامل شود. این بدان معنی است که تمام توانایی های ذهنی شما در یک مکان است و شما خود را تشویق نمی کنید که از کار در دستتان دور شوید. این روش به شما امکان می‌دهد خیلی سریع‌تر کار کنید و تضمین می‌کند که هیچ زمانی را برای پرش بین کارها تلف نمی‌کنید، و نتیجه کارتان را بسیار کارآمدتر از زمانی می‌کند که می‌خواهید چند کار را انتخاب کنید.

5. بودجه برای تقویت مثبت

زمانی که زمان بین کارها را بودجه بندی می کنید، معمول است که روی تکمیل وظایف خود تمرکز کنید. کارمندان و مدیران نسبتا کمی برای اطمینان از وجود نوعی تقویت مثبت در طول روز وقت می گذارند. این تقویت می تواند به شکل رفتن به ناهار با همکاران یا حتی صرف یک استراحت پنج دقیقه ای برای پیاده روی باشد.

سلامت روان کلید موفقیت در هر محیط کاری است. کارمندی که احساس افسردگی یا بی انگیزگی می کند، بعید است که هنگام تلاش برای انجام یک کار دشوار، احساس سازنده کند. کار مداوم بدون صرف زمان برای مراقبت از سلامت روان می تواند منجر به مسائلی مانند فرسودگی شغلی شود که می تواند به شدت بهره وری را مختل کند. با کنار گذاشتن زمانی هر روز، شما و همکارانتان می توانید سلامت روان خود را تقویت کنید. این روش در نهایت کارایی طولانی مدت را افزایش می دهد.

6. تفویض اختیار

طبیعی است که روزهایی را سپری کنید که زمان کافی برای انجام تمام وظایف مربوط به وظایف خود را ندارید. این می تواند به دلیل هر چیزی باشد، از حجم کاری سنگین گرفته تا وقفه های غیرمنتظره در روز شما. ناتوانی در انجام تمام کارهایتان نه تنها روحیه شما را تضعیف می کند، بلکه می تواند به این معنی باشد که حجم کاری شما فقط به رشد خود ادامه می دهد، که می تواند باعث شکست های شدید شود.

در این مواقع بهترین کار این است که برخی از وظایف خود را به اطرافیانتان محول کنید. به ندرت پیش می‌آید که همه افراد در یک سازمان به طور یکسان بیش از حد کار کنند، بنابراین با تقسیم بار، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همه می‌توانند به طور مؤثر و کارآمد کار کنند. اگر از واگذاری کار خود به همکاران خود احساس گناه می‌کنید، می‌توانید در هر زمانی که در تلاش برای تکمیل کارشان به موقع هستند، پیشنهاد دهید که برخی از کارهای آنها را انجام دهید.