نحوه اندازه گیری بهره وری کارکنان

اندازه گیری بهره وری کارکنان برای ردیابی عملکرد و شناسایی کارگرانی که در کار برتر یا شکست خورده اند، مهم است. طبق مدرسه بازرگانی هاروارد، کارفرمایان باید اندازه‌گیری‌های عملکردی را توسعه دهند که مدیریت را نسبت به مسائل نوظهور هشدار دهد و به محرک‌های کلیدی نتایج کسب‌وکار مرتبط باشد. هنگامی که عملکرد شغلی و خروجی های موقعیت را به طور کامل درک کردید، می توانید معیارهایی را برای اندازه گیری بهره وری کارکنان ایجاد کنید.

نحوه اندازه گیری بهره وری کارکنان

خروجی های کاری را برای هر موقعیت با مرور شرح وظایف شناسایی کنید. مشخص کردن خروجی‌ها برای موقعیت‌های عملیاتی آسان‌تر است، زیرا هدف اصلی کار انجام وظایف خاص است. موقعیت های اداری یا مشاغل در صنعت خدمات برای تعیین معیارهای بهره وری دشوارتر است. ممکن است مجبور شوید اقدامات تولیدی گسترده‌تری را در نظر بگیرید، مانند تعداد مشتریانی که به آنها خدمات داده می‌شود یا اینکه کارکنان چقدر سریع به مسائل مشتری رسیدگی می‌کنند. در برخی از بخش ها، تعیین اهداف بهره وری گروهی آسان تر است.

با کارمندان خود صحبت کنید تا ایده های آنها را برای معیارهای بهره وری به دست آورید. بر اساس یک مقاله “Business 2.0” منتشر شده در CNN Money.com، زمانی که کارمندان در توسعه معیارهای عملکرد کمک می کنند، بهره وری در طول زمان افزایش می یابد.

اندازه گیری عملکردهای کلیدی کارمندان

اندازه‌گیری‌های هدف را که به عملکردهای کلیدی کار مرتبط هستند، جمع‌آوری کنید. این موارد می تواند شامل تعداد سفارش های ارسال شده، میزان تماس های فروش یا تعداد فاکتورهای ارسال شده توسط مشتری باشد. می توانید خروجی را بر تعداد ساعات کار تقسیم کنید تا به رقمی برسید که می توانید از آن برای مقایسه کارمندان و پیگیری روندهای بهره وری استفاده کنید.

اندازه گیری های ذهنی را برای مدیریت به رتبه بندی اضافه کنید. بهترین راه برای انجام این کار، ایجاد یک سیستم رتبه بندی عددی است که مدیران می توانند از آن برای تعیین امتیاز روزانه یا هفتگی کارکنان استفاده کنند. شما باید معیارهایی را برای هر یک از نمرات بنویسید تا ثبات را تشویق کنید.

هنگام پیگیری بهره وری کارکنان از شرایط غیرمعمول یا تخفیف دهنده یادداشت بردارید. کارمندانی که یک شغل جدید را یاد می گیرند احتمالاً بهره وری کمتری نسبت به کارگران باتجربه خواهند داشت. همچنین باید به مشکلات سیستم یا خرابی های مکانیکی که باعث کاهش اعداد بهره وری بدون تقصیر کارمند می شود توجه کنید.

اندازه‌گیری مسئولیت‌پذیری کارکنان

اندازه‌گیری مسئولیت‌پذیری کارکنان مستلزم تعیین اهداف عینی است که می‌توانید آن‌ها را دنبال کنید، و همچنین پاسخ‌های کارفرما هنگام یادگیری نتایج. اصطلاح «پاسخگویی کارکنان» برای افراد تجاری مختلف به معنای چیزهای متفاوتی است، بنابراین هنگام توسعه سیاست‌ها و رویه‌های نظارت بر نیروی کار، باید آن معیار را تعریف کنید.

مسئولیت پاسخگویی کارکنان را تعریف کنید

اولین قدم در راه اندازی روشی برای اندازه گیری مسئولیت پذیری کارکنان این است که دقیقاً آنچه را که می خواهید نظارت و پیگیری کنید، تعریف کنید. شما ممکن است از کلمه “پاسخگویی” صرفاً برای اشاره به نتایج استفاده کنید، مانند تعداد واحدهای تولید شده در ماه، تعداد ساعات صورتحساب در هفته، حجم فروش در هر تکرار، تماس‌های تلفنی انجام شده در هفته یا رتبه‌بندی خدمات مشتری از طریق نظرسنجی‌های برگشتی. ممکن است تعریف شما به پیامدهای نتایج کارمندان اشاره داشته باشد. به عنوان مثال، اگر برای یکی از نمایندگان خود یک هدف فروش 100 میلیون تومانی در ماه تعیین کنید و او هر ماه فقط 75 میلیون بفروشد، پاسخگویی کارمند به شکل پاسخ شما خواهد بود. مسئولیت از دست دادن هدفش ممکن است شامل گسترش یا انقباض قلمرو او، عدم دادن پاداش به او، تعیین مربی یا اخراج او باشد. دفتر مدیریت پرسنل توصیه می‌کند در برنامه‌های مسئولیت‌پذیری، پاداش‌ها، نه فقط تنبیه، گنجانده شود.

تعیین اهداف در مقابل نتایج

برای هر کارمند اهداف خاصی تعیین کنید تا بتوانید عملکرد را به طور منصفانه و دقیق اندازه گیری کنید. این به شما کمک می کند مزایای دستیابی به این اهداف را برای شرکت تعیین کنید، مشکلاتی که این اهداف را از دست می دهند باعث کسب و کار می شوند و پاسخی که باید برای رسیدگی به این مشکل داشته باشید. با روسای بخش، سرپرست مستقیم هر کارمند و تک تک کارکنان کار کنید تا اهداف عملکردی را تعیین کنید که کارکنان در قبال آنها پاسخگو خواهند بود. اگر شرح شغلی مکتوب برای هر کارمند ندارید، آنها را ایجاد کنید تا به شما در تعیین هدف کمک کند، به سرپرستان در مدیریت زیردستان کمک کند و به کارکنان اجازه دهد دقیقاً آنچه از آنها انتظار می رود، درک کنند.

معیارهای عملکرد عینی و ذهنی را تجزیه و تحلیل کنید

هنگامی که اهداف و اهداف خود را تعیین کردید، عملکرد کارکنان خود را بررسی کنید. علاوه بر تجزیه و تحلیل اندازه گیری های عینی، مانند حضور و غیاب و خروجی ها، به ویژگی های عملکرد ذهنی نیز توجه کنید. اینها می تواند شامل نوآوری کارکنان، مهارت های افراد، توانایی های رهبری، کار گروهی و کمک به روحیه شرکت باشد. از یک مقیاس امتیازی از 1 تا 10 برای ارزیابی عملکرد کارکنان در هر حوزه استفاده کنید. امتیاز نهایی را به عملکرد کلی هر کارمند، بر اساس نحوه عملکرد هر موقعیت – نه کارمند – برای شرکت بر اساس انتظارات شما از موقعیت زمانی که آن را ایجاد کردید، اختصاص دهید.

بررسی های کارکنان را انجام دهید

با استفاده از اهداف، اهداف، اندازه گیری ها و تجزیه و تحلیل عملکرد موقعیت، یک بررسی عملکرد سالانه برای هر کارمند برگزار کنید. اهدافی را که برای هر کارمند و موقعیت او تعیین می‌کنید فهرست کنید و نتایج، دلایل احتمالی آن‌ها، پاسخی که ممکن است بر اساس این نتایج لازم باشد و اینکه آیا نیاز به ارزیابی مجدد شرح شغل کارمند دارید یا خیر را بنویسید. قبل از اینکه با کارمندان ملاقات کنید، نظرات خود را از مدیران دریافت کنید و به کارمندان اجازه دهید تا یک ارزیابی پیش‌بازبینی همراه با توصیه‌ها ارائه کنند.

نگرش منفی در طول بررسی کارمندان

کارفرمایان باید به محض آشکار شدن نگرش‌های منفی در محل کار، به آنها رسیدگی کنند. با این حال، این همیشه امکان پذیر نیست، که باعث می شود جلسه بررسی کارمندان به عنوان مناسب ترین زمان برای رسیدگی به نگرش کارمند در محل کار باشد. در طول بررسی کارمند، اطمینان حاصل کنید که کارمند درک می‌کند که دیگران چگونه رفتار یا نگرش او را مشاهده می‌کنند و برای تعیین مؤثرترین راه برای حل مسائل محل کار که پاسخ منفی ایجاد می‌کنند، با هم کار می‌کنند.

برنامه ریزی بررسی عملکرد کارمند

زمان جلسه ای را برای بررسی عملکرد کارمند برنامه ریزی کنید. حداقل چند روز قبل به کارمند اطلاع دهید. برای جلوگیری از اختلالات ناشی از فعالیت های عادی در محل کار، جلسه را در یک دفتر خصوصی یا اتاق کنفرانس برگزار کنید. در طول جلسه، از کارمند دعوت کنید تا با صراحت و بدون قید و شرط تا حد امکان به گفتگو کمک کند. اگر پیش‌بینی می‌کنید که کارمند با نگرش منفی به جلسه می‌رسد، قوانینی را برای برقراری ارتباط وضع کنید، مانند بیان صادقانه به شیوه‌ای محترمانه.

یک کپی از بررسی عملکرد و اسنادی که از رتبه بندی شما پشتیبانی می کند به کارمند تحویل دهید. اسناد شامل گزارش کار، فعالیت اینترنتی، گزارش پیشرفت، سوابق فروش و بازخورد مشتری یا مدیر است. از بررسی عملکرد سال قبل برای مقایسه عملکرد کارکنان از یک دوره ارزیابی به دوره دیگر استفاده کنید.

در مورد نقاط قوت، مهارت ها و شایستگی های کارمند بحث کنید. مثال‌هایی از اینکه چگونه نقاط قوت او شرکت را قادر می‌سازد تا به اهداف کلی خود برسد و از چه مهارت‌ها و شایستگی‌هایی برای بهبود عملکرد استفاده کند، بیاورید. مانند بررسی های قبلی عملکرد و بازخورد مدیر در مورد استعداد و فرصت ها بر اساس استعداد و تخصص کارمند، شواهدی از قابلیت های کارمند ارائه دهید.

رفتار قابل قبول در مقابل رفتار غیرقابل قبول

رفتار و نگرش مناسب در محل کار را توضیح دهید. نمونه هایی از رفتار قابل قبول در مقابل رفتار غیرقابل قبول در تعامل با همکاران، مدیران و مشتریان ارائه دهید. روش هایی را شرح دهید که رفتار و نگرش کارکنان عملکرد کارکنان را تضعیف می کند. یکی از مثال‌هایی که می‌توانید استفاده کنید، فروشنده‌ای را نشان می‌دهد که مهارت‌های ارتباطی عالی، دانش محصول و توانایی‌هایی در پایان فروش دارد، اما از پیگیری با مشتریان غفلت می‌کند و به نگرانی‌های مشتری پاسخ نمی‌دهد. توضیح دهید که چگونه شرکت می تواند مشتریان خود را بر اساس رفتار کارکنان از دست بدهد، حتی اگر مراحل اساسی مربوط به عملکرد اولیه انجام شده باشد.

نمونه های رفتار ضعیف و نگرش منفی خود را در مورد رفتارهای کاری خود کارمند به کار ببرید. توضیح دهید که چگونه یک نگرش منفی در صورت عدم اصلاح می تواند عملکرد و وضعیت شغلی را به خطر بیندازد. اطمینان حاصل کنید که کارمند اهمیت حفظ روابط مثبت در محل کار را درک می کند. از او بپرسید که آیا راه‌هایی وجود دارد که شرکت می‌تواند به بهبود دیدگاه او کمک کند. آیا فرآیندهای کاری یا خط‌مشی‌هایی وجود دارد که باعث ناامیدی می‌شود یا اینکه رابطه کارمند و سرپرست رابطه سازنده‌ای دارد. در برخی موارد، کارکنانی که نگرش‌های منفی از خود نشان می‌دهند، صرفاً به رهبری ناکارآمد واکنش نشان می‌دهند. شرایط مختلف محل کار را که می تواند باعث ایجاد نگرش منفی در کارمند شود را بررسی کنید.

بررسی عملکرد کارمند

مراحلی را که کارمند موافقت می کند برای اطمینان از نگرش مثبت در محل کار انجام دهد، در بررسی عملکرد کارمند بنویسید. اقداماتی را که شرکت برای بررسی رهبری ناکارآمد، ناکارآمدی ها یا سایر مواردی که می تواند نگرش های منفی در محل کار ایجاد کند، انجام دهد را شامل شود. در صورت لزوم، یک جلسه پیگیری ترتیب دهید تا در مورد پیشرفت خود در این زمینه صحبت کنید.